Ứng dụng văn phòng điện tử Bkis eOffice Enterprise

Văn thư luân chuyển tự động, theo dõi luồng thông tin trao đổi, tạo và quản lý lịch trình công việc, tổ chức hội thảo nhanh qua video là những yêu cầu cơ bản cho một phần mềm văn phòng điện tử. eOffice của Bkis (Trung tâm an ninh mạng Bkis) đã đáp ứng những yêu cầu trên với phiên bản eOffice Enterprise.

Một số tính năng nổi bật sau của eOffice Enterprise đã giúp ứng dụng văn phòng điện tử này qua mặt các đối thủ ngoại quốc khác:

Thông báo, điều hành: Tại các doanh nghiệp thường có bảng thông báo, đặt ở các khu vực công cộng, trên đó dán các thông tin của đơn vị để nhân viên có thể đọc được. eOffice Enterprise sẽ tự động đem những thông báo đó đến tận người cần được tiếp nhận, mà không mất đến 1 phút. Người sử dụng eOffice Enterprise có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất thông qua tính năng tự động thông báo (Notify). Mỗi khi có thông điệp mới được gửi đến, lập tức ở góc phải màn hình sẽ hiện lên thông báo cùng với đầy đủ nội dung trích yếu, tên và ảnh của người gửi.

Tạo môi trường trao đổi cho nhóm làm việc: Doanh nghiệp nào cũng chia thành các Phòng, Ban, bộ phận… nhưng một cách tất yếu những người ở các bộ phận khác nhau vẫn có nhu cầu trao đổi công việc với nhau. Vì thế, ngoài việc tạo các chuyên mục riêng cho từng Phòng, Ban, eOffice Enterprise còn cho phép tạo các nhóm làm việc theo một chương trình hoặc dự án có thời hạn nhất định.

Tạo luồng công việc (work-flow) cho hệ thống

Giao việc, nhắc việc: Giao việc, nhận phản hồi từ các công việc đó, kiểm soát tiến độ công việc, cho phép trao đổi, bàn bạc công việc, thậm chí đặt các checklist (danh sách công việc cần làm) và nhắc nhở tiến trình thực hiện... là những việc diễn ra hằng ngày tại bất kỳ doanh nghiệp nào. eOffice Enterprise cho phép làm tất cả các việc này theo cách đơn giản nhất. Ngoài ra, tính năng này đặc biệt tiện lợi cho những người làm lãnh đạo khi họ có thể chat qua eOffice để giao việc, còn nhân viên tiếp nhận tự động biến nó thành một đầu việc trên công cụ của Văn phòng điện tử, đồng thời lập báo cáo diễn biến việc thực thi cho lãnh đạo.

Tham khảo thêm thông tin về Bkis eOffice Enterprise tại đây.

Lập lịch và đăng ký sử dụng tài nguyên chung: Việc tổ chức các cuộc họp là điều không thể thiếu tại tất cả các DN. Theo cách thông thường nhất, người ta thường phải tự mình thực hiện các công đoạn như: đăng ký phòng họp, lên danh sách người tham gia và thời gian biểu để bố trí hợp lý. Qua eOffice Enterprise, tất cả các công đoạn này đều có thể thực hiện trên phần mềm bởi chính hệ thống sẽ cho biết thời gian trống của từng phòng họp, thời gian rỗi của từng người, giúp gửi các thông điệp mời họp đến từng thành viên cần tham gia, gần đến giờ họp, phần mềm sẽ tự động nhắc nhở những người tham dự.

Quản lý văn bản: Cấp dưới có thể gửi công văn, kế hoạch, dự thảo, dự án hay báo cáo lên từng cấp theo phân quyền và theo các luồng công việc (work-flow) cụ thể bằng hệ thống trình ký, duyệt văn bản qua mạng. Họ cũng có thể quản lý được hồ sơ, tài liệu của mình ngay trên hệ thống với các kho lưu trữ văn bản. Còn người lãnh đạo có thể kiểm soát được tiến độ công việc, bao quát toàn bộ tình hình của đơn vị và nhân sự nhờ công cụ tổng hợp báo cáo, tìm kiếm tra cứu thông tin trên các sổ văn bản đến, đi.

Xử lý văn bản trực quan, sắp xếp theo phân mục

Email, Chat, Video conference: Phần mềm Chat, Email, Video conference có lẽ đã quen thuộc với rất nhiều người dùng máy tính hiện nay. Các tiện ích này đều có trên eOffice Enterprise giúp cho việc trao đổi, điều hành công việc trong nội bộ doanh nghiệp trở nên thuận lợi, tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, vì hệ thống máy chủ là do doanh nghiệp tự chủ động quản lý nên tốc độ thực thi của các tiện ích này rất nhanh, đảm bảo an toàn và an ninh thông tin trong việc gửi file tài liệu, trao đổi qua mạng.

THANH TRỰC (theo TTO)